ANÁLISIS DE LOS SIG EN LA DISCOTIENDA ALBADISCOS 

GERENCIA:  Management Information System (MIS) sistemas de información gerencial, planificación de recursos empresariales (ERP),

ALMACÉN E INVENTARIOS: Warehouse Managemnt Systems (WMS): programa informático destinado a gestionar la operativa de un almacén.

CONTABILIDAD: Software contable: programa de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad.

COMPRAS: material requirement Planning (MRP): Sistema de Planificación y Administración, normalmente asociada con un software que plantea la producción y un sistema de control de inventarios. Tiene el propósito de que se tengan los materiales requeridos, en el momento oportuno para cumplir con las demandas de los clientes

RECURSOS HUMANOS: HRMS: permite adoptar enfoques estructurados para atraer, retener, desarrollar y utilizar las habilidades y conocimientos críticos necesarios para optimizar la fuerza de trabajo.

VENTAS: Customer relationship management (CRM) Sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing

OBJETIVOS

GERENCIA:

• Lograr una eficiente administración de los recursos económicos de la organización.
• Coordinar las diferentes áreas para incrementar la productividad.
• Garantizar la calidad del servicio al cliente.
• Planificar las políticas y estrategias de la organización.
• Controlar las TI para que las áreas sean más eficientes.

ALMACÉN E INVENTARIOS:

• Mantener el registro existencias de productos.
• Controlar la de recepción y registro de los productos.
• Establecer los mecanismos para proteger y conservar los productos.
• Organizar la información que genere el Departamento de Almacenes e Inventarios.

CONTABILIDAD:

• Proporcionar información de los recursos económicos y financieros de la organización para la toma de decisiones.
• Registrar todas las actividades de ingresos y egresos.

COMPRAS:

• Comprar los productos que se requieren para suplir la demanda.
• Buscar los proveedores más eficientes en precio y calidad de servicio.
• Informarse sobre posibles proveedores y cotizaciones.
• Asegurarse de que los productos sean conformes a la orden de compra.
• Mantener actualizado un manual de procedimientos de compras.
• Mantener un registro de las compras hechas con su respectiva documentación.

RECURSOS HUMANOS:

• Mantener un registro sobre sueldos, honorarios y vacaciones.
• Tramitar y registrar ausencias, incapacidades y permisos.
• Redactar los memorandos y aplicar sanciones a los empleados al incumplimiento de las políticas de la organización.
• Prevenir y solucionar problemas en el ambiente laboral.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas laborales de la organización.
• Mantener un registro de las contrataciones, despidos y liquidaciones.

VENTAS:

• Crear un lazo directo entre el cliente y la empresa.
• Asesorar a los clientes en la compra de su producto.
• Aumentar las ventas de productos.
• Lograr la satisfacción del cliente.
• Buen servicio al cliente.

CAJERO:

• Recibir dinero por los productos comprados por los clientes.
• Registrar las entradas de dinero a la base de datos.

INFORMACIÓN QUE SE REQUIERE

ALMACÉN E INVENTARIOS:

CONTABILIDAD:

COMPRAS:

RECURSOS HUMANOS:

VENTAS:

CAJERO:

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y LABORAL

REVISIÓN DE FORMULARIOS

• Se identificaran las personas o área al que corresponde la revisión de formularios o procedimientos: clientes, empleados, departamentos. 
• Si es de satisfacción del cliente o laboral se le entregara el respectivo formulario. 
• Se revisara el formulario, formato o procedimiento. 
• Se solicitara la aprobación del jefe del departamento y gerencia para la modificación del formulario o procedimiento si es necesario. 
• Si es necesario se harán las respectivas modificaciones del formulario o procedimiento 
• Se hará un informe y registro de los cambios efectuados en los formularios o procedimientos.

SISTEMAS MANUALES O COMPUTARIZADOS

Se implementara el software de proveedor BAAN (que ahora es Infor Global Solutions), planificación de recursos empresariales (ERP), Customer relationship management (CRM), Gestión del Capital Humano:

Infor LN es el sistema más potente y completa para la gestión de las demandas de fabricación compleja, la distribución y las industrias de servicios. Su amplia funcionalidad le da un control sin precedentes sobre la complejidad de sus operaciones globales, con más de 30 módulos que abarcan:

• Gestión Financiera Global 
• Customer Relationship Management 
• Ventas y Administración de órdenes de configuración 
• Empresa y Planificación de la Cadena de Suministro 
• Fabricación de Control 
• Compras y Adquisiciones 
• Gestión de Proyectos 
• Gestión de la Calidad 
• Servicio de Gestión de 
• Engineering Data Management 
• Modelado Empresa dinámica 

Infor SunSystems: es un sistema integral, global de gestión financiera que incluye la contabilidad general, cuentas por pagar, cuentas por cobrar de informes, financiera y reporting operacional y análisis. También se ocupa de los activos fijos, las asignaciones de presupuesto, la gestión y las funciones comerciales relacionadas requeridas por las organizaciones financieras.

Infor Lawson Human Resource Management: Ofrece un fácil acceso a los datos, alertas e informes convenientes, y la transparencia organizativa, lo que permite al personal clave para tomar decisiones en nombre de sus socios de negocios de forma rápida y eficiente.

• Infor Lawson aplicaciones de gestión de recursos humanos incluyen: 
• Administración de Incidencias 
• Empleado y Manager Self-Service 
• Recursos Humanos 
• Nómina 
• Administración del Contrato Maestro 
• Aplicaciones para móviles

http://www.infor.com/  

EXACTITUD DE LOS DATOS

PROCESO DE CAPACITACIÓN

• Seleccionar al personal.
• Induccion: 

- Mision y Vision

- Plan estratégico: objetivos, valores, etc…

- Normas y políticas de la empresa, horario de trabajo, etc…

- Productos que se ofrecen.

- Darle información sobre los productos.

- Descripcion del puesto trabajo

- Manual de funciones.

• Se les entregara los respectivos formatos y formularios de su puesto de trabajo 
• Se les enseñara el manejo y diligenciamiento del formato y formulario 
• Se capacitara mediante un curso virtual los distintos software que se usan en la empresa. 

- ERP, CRM, software contable, recursos humanos etc..

RESUMEN

La empresa ALBADISCOS, vendedora de discos musicales, se le elaboro el plan estratégico, misión, visión, objetivos y estrategias, es una empresa pequeña con pocos trabajadores destacándose la gerencia, el área de almacenamiento, compras, contabilidad, recursos humanos y ventas, la contratación y capacitación del personal es muy simple, se hizo un estudio de mercado en el cual se analizo que la demanda es poca pero hay  un gran porcentaje de posibles y futuros clientes, llegando a un futuro a ser la empresa líder en la venta de discos en Villavicencio, se implementaran sistemas de información que sean de herramienta en la planificación y control y en la toma de decisiones de la empresa, que ayuden a tener una buena relacion con los clientes y los empleados, y a la buena gestión de almacenamiento, inventario y compras, capacitando al personal sobre los sistemas de información implementados en la empresa, la empresa mejorara su servicio y organizacion por medio de sugerencias y retroalimentacion de los clientes internos y externos de la empresa.

 FUENTES DE INVESTIGACIÓN

ttp://es.wikipedia.org/wiki/Warehouse_Management_System
http://es.wikipedia.org/wiki/Software_contable
http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_de_los_requerimientos_de_material
http://es.wikipedia.org/wiki/Customer_relationship_management
http://www.ula.ve/personal/cargos_unicos/almacenista.htm
http://www.buenastareas.com/ensayos/Funciones-Almacenistas/1781036.html
http://www.contadores.us/monedas/billetes/funciones-de-un-contador-publico-carolina-del-sur/
http://www.buenastareas.com/ensayos/Funciones-Jefe-De-Compras/562006.html
https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:9eaHR4Ofl7cJ:www.ode.es/er20061/MARCOS/P06-WEB-def.pdf+&hl=es&gl=co&pid=bl&srcid=ADGEEShZmZciCOu70S2IzYNsddejT9tDJU4TS88F8iqomLFK0DuM8gxvPu-nhFnz-81lle08AFDQz9Zn5pD1xEceDJlquGcuxHhmiJeBY1C0x6G7sKjSqTj_aW_q4dttponIc13Y7CCl&sig=AHIEtbRw0GTF4SPOFdjemHX-Rwj8VtWhFw
http://html.rincondelvago.com/estructura-del-departamento-de-rrhh.html
https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:ItH6fu37wH8J:www.carmen.gob.mx/transparencia/pdfs/fracc1/ayunta/atrib_unidadmtvarechum.pdf+&hl=es&gl=co&pid=bl&srcid=ADGEESgV3OKyFZpnFlmfXfEuXj--aRE6TzsRs-7pkUO3Y-LNPzbWvmZOp_G70GoLoCUA9FI7lN81GdbzFm3z8KNO6ChbwjOAIgppvLVvyNts61CIL7LsFTnBrxbUKfaeOrrK7nxUT7VS&sig=AHIEtbRg1vk6S6ebUAFfx4wmHsmNL7we_g
http://www.promonegocios.net/venta/funcion-vendedor.html
http://kery.lacoctelera.net/post/2009/05/27/11-manual-funciones http://es.scribd.com/doc/20766533/Manual-de-Funciones

PLANIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS INFORMATIVOS ENFOCADO A LA MEDIANA Y PEQUEÑA EMPRESA COLOMBIANA

La planificación de los Sistemas de Información (SI) se entiende como un procedimiento sistemático de toma de decisiones sobre que hacer con los sistemas de información en el futuro. Esto a evolucionado de tal manera a lo largo de los años que se pueden distinguir cuatro fases:

• La introducción de la informática en las organizaciones
• La expansión anárquica de las aplicaciones informáticas
• La coordinación de los SI con los objetivos de la empresa
• La interdependencia estratégica entre las compañías y los SI

Las fases principales que componen el procedimiento de planificación se describen a continuación:

Fase 1: Presentación y compromiso del equipo: Esta fase está dedicada a construir el equipo de trabajo que llevará a cabo la planificación y su presentación ante la organización.

Fase 2: Descripción de la situación actual: Una vez formado el equipo de trabajo y comprometida la organización con el esfuerzo de planificación, el primer paso consiste en describir la situación actual de la compañía en dos dimensiones: el negocio y los sistemas existentes.

Fase 3: Elaboración del Plan de TI/SI: Durante esta fase se lleva a cabo la planificación propiamente dicha, donde se llevan a cabo las siguientes actividades:

• Documentar las necesidades de información de cada una de las funciones del negocio.
• Identificar las necesidades que no son cubiertas o parcialmente cubiertas por los sistemas actuales.
• Formular propuestas de actividades que influyan directamente en las líneas estratégicas de la empresa.
• Estimar el costo aproximado de la alternativa elegida

Fase 4: Programación de actividades: En esta fase se detallan las acciones específicas en forma de proyectos que se llevarán a cabo durante el primer año de vigencia del Plan.

En Colombia la mayoría de la PYMES no tienen un SI implementado en su empresa, por tal motivo las empresas no logran ser competitivas con empresas extranjeras que están llegando al país. Los sistemas de información ayudan a las PYMES a exportar su  productos porque:

Una serie de estudios de caso son relevados por Ueki, Tsuji y Cárcamo Olmos (2005, pág. 10) para

confeccionar una lista de razones por las cuales las TICs pueden solucionar parte de los problemas de

exportación –principalmente– de las MIPYMES, destacando:

• Mejorar el acceso a la información,
• Mejorar la gestión administrativa interna,
• Mejorar la gestión de productos y el control de calidad,
• Aumentar la productividad,
• Facilitar la colaboración con otras empresas,
• Lograr nuevas oportunidades comerciales,
• Reducir los costos relacionados con procesos comerciales,
• Mejorar la transparencia del sector.

La mayoría de las empresas en Colombia son PYMES por eso son muy importantes en la economía del país.

FUENTES: 

http://homepages.mty.itesm.mx/al780969/sistemas.htm

https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:EJFxXnyvjSEJ:www.eclac.org/comercio/publicaciones/xml/8/38988/Manual_Micro_Pequenha_Mediana_Empresa_TIC_politicas_publicas.pdf+&hl=es&gl=co&pid=bl&srcid=ADGEESipodpnFcTAMvowz-c2RjIztkOBHt3tFLG1SdCNE3MgkkXW07EZjYjrYFEOq3R853hDR4D2Nm50VgR76sNgWv6PAiGre2tPs7ubiL6YpJujcXh9QevNQ1Y1msVIs3EwejZhtV9W&sig=AHIEtbRKc7fcuHrWCW9VSyl_mo3ikPzH9w

ANÁLISIS DOFA ALBADISCOS

ORGANIGRAMA

ESTUDIO DE MERCADO

ANÁLISIS DEL CONSUMIDOR:

ENCUESTA

Se hará una encuesta a 100 personas con las siguientes preguntas:

1. ¿Acostumbra a comprar CDs de música de tu artista favorito?

• Si
• No

    2.  ¿Al momento de comprar un CD de música prefiere comprarlos en?

• Locales autorizados
• En la calle
• Comprarlo por la web
• Descargarlo gratis

    3.  ¿Alguna vez has comprado un CD de música original de tu artista favorito?

• Si
• No

    4. ¿Haz pensado alguna vez comprar un CD de música original de tu artista favorito?

• Si 
• No

    5. ¿De que tipo de música compraría un CD original?

• Vallenato.
• Latina (salsa, merengues, etc..).
• Rock nuevo o clásico.
• Pop, tecno, etc...
• Mexicana
• Filarmonica
• Urbano (reggaeton, rap, hip hop, etc...)

GRÁFICAS ESTADÍSTICAS

CAPACITACIÓN DE PERSONAL 

PUESTOS QUE REQUIERE LA EMPRESA

GERENTE GENERAL: 

PROFESIÓN: Administrador de empresas.

EDAD: 25 a 45 años.

SEXO: Masculino o femenino.

PERFIL: Con experiencia laboral en áreas como Gestión Humana, Finanzas y Comercial. Con capacidad de liderazgo, organización, servicio al cliente, relaciones interpersonales con actitud positiva, activa y disciplinada, dispuesta al trabajo en equipo. Adaptabilidad a los cambios organizacionales y aprendizaje continúo.

JEFE DE VENTAS: 

PROFESIÓN: Administrador de empresas.

EDAD: 25 a 35 años.

SEXO: Masculino o femenino

PERFIL: Extrovertido, líder, manejo de personal, facilidad en el desarrollo en relaciones cordiales y de respeto. Capacidad de escucha, y administración de fuerzas de ventas, cierre de ventas con diversos tipos de clientes, Con capacidad de negociación mucha iniciativa para resolver problemas eficientemente y lograr las metas trazadas por la empresa .

ENCARGADO DE ALMACÉN E INVENTARIO: 

PROFESIÓN: Tecnólogo en Logistica

EDAD: 25 a 30 años.

SEXO: Masculino

PERFIL: Realizara labores correspondientes al almacenamiento de  productos propiedad o en custodia de la empresa de acuerdo a las instrucciones y normas que establezca la empresa, conforme a su especialidad, de acuerdo a las ordenes del jefe de confianza.

ENCARGADO DE COMPRAS:

PROFESIÓN: Administrador de empresas, Ingeniero industrial o Logística.

EDAD: 25 a 40 años.

SEXO: Masculino

PERFIL:  Programar, coordinar, ejecutar y controlar la adquisición de productos importados que necesita la empresa para su funcionamiento, analizando, tramitando y controlando órdenes de compras, cuentas de gastos y otros, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio mas conveniente.

AUXILIAR CONTABLE:

PROFESIÓN: Técnico laboral en auxiliar contable y financiero.

EDAD: 20 a 30 años.

SEXO: Masculino o femenino.

PERFIL: Clasificar, preparar, codificar y registrar cuentas, facturas y otros estados financieros de acuerdo con procedimientos establecidos, usando sistemas manuales y computarizados.

ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS:

PROFESIÓN: Administrador de recursos humanos.

EDAD: 25 a 40 años.

SEXO: Masculino o femenino.

PERFIL: Asesorar y participar en la formulación de la política de personal, establecer el perfil y diseño de puestos, reclutar y seleccionar al personal, determinar los términos y condiciones de empleo, política salarial, dar a conocer las políticas de personal y asegurar que se cumpla por completo el rol vacacional.

CAJERO: 

PROFESIÓN: Bachiller o técnico con experiencia.

EDAD: 18 a 30 años.

SEXO: Masculino o femenino.

PERFIL: Manejar el área de caja, administrativa, contabilidad, atención al cliente, inventario, entre otros.

VENDEDOR:

PROFESIÓN: Bachiller o técnico con experiencia.

EDAD: 18 a 30 años.

SEXO: Masculino o femenino.

PERFIL: Con capacidad de asumir responsabilidades, honesto, emprendedor, dedicado, con iniciativa y buen manejo de relaciones interpersonales. 

HORARIOS:

JORNADA DE TRABAJO: Lunes a sábado de 8:00 am a 6:00 pm.

HORARIO DE ALIMENTACIÓN: 12:00 pm a 2:00 pm.

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL:

MEDIO: Anuncios en la prensa.

REQUERIMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE EMPLEO:

• Datos personales.
• Preparación académica.
• Antecedentes laborales.
• Referencias.
• Autenticidad.

SELECCIÓN DE PERSONAL:

• Entrevista.
• Verificación de datos del currículum.
• Verificación de referencias.
• Exámenes médicos.

Evaluación de los candidatos:

CONTRATACIÓN:

Ejemplo de contrato de trabajo.

INDUCCIÓN:

• Bienvenida 
• Misión, valores y políticas de la empresa. 
• Incursión de la empresa (productos que ofrece) 
• Presentación de personal. 
• Jornadas y horario de trabajo 
• Capacitación y adiestramiento 
• Permisos, faltas y sanciones

CAPACITACIÓN:

Muestra de un certificado de capacitación en sistemas SAP tomado de la pagina:  http://www.sapconexion.com/carreras_sap/ para cursos virtuales.

INCURSIÓN DE LA EMPRESA FICTICIA "ALBADISCOS"