El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.
Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información
Los ERP (Enterprise Resource Planning) son una evolución de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la planificación de los trabajos en planta.
Esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP más completos ofrecen módulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestión de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversión de datos en información útil), etc.
En resumen, los sistemas ERP unifican información de las diferentes áreas (finanzas, recursos humanos, ventas, manufacturación, etc,) de la empresa en un solo lugar, haciendo más fácil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio
La implementación de los ERPs no son fáciles, se requiere de un largo período de implementación, además de integrar varios factores que conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta dirección hasta el departamento de Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios estén convencidos de los beneficios que se obtendrán con los ERPs, pues esto facilitará la implementación en la empresa.
Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir este tipo sistemas, esto debido a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y medianas empresas están incursionando en la implementación de dichos sistemas.
Generalmente la responsabilidad y el trabajo de seleccionar un nuevo ERP recae en personas de la misma empresa usuaria. Estas personas, buenos profesionales en sus respectivas funciones, se enfrentan a un reto que, seguramente, no han conocido antes ni conocerán después.
Con frecuencia se tiende a generalizar cuando hablamos de los requerimientos “del mercado”, ya que, en realidad, existen tres segmentos bien diferenciados con sus propios y específicos requerimientos:
Las Grandes Empresas. (más de 50 usuarios informáticos). Habitualmente cuentan con un Departamento de Informática propio que les permite integrar y mantener sistemas informáticos diferentes para cada proceso empresarial (Area Económico Financiera, Fabricación, Distribución, Tesorería, etc.). La utilidad de un ERP, como sistema único integrado, no es crítica para este tipo de organizaciones. El perfil de los usuarios, con el soporte de un Help-Desk interno, suele ser muy especializado en su puesto de trabajo y menor conocimiento global. En general valoran la usabilidad por encima de la sencillez.
Las Medianas Empresas. ( de 10 a 50 usuarios informáticos). En general NO disponen de un Departamento de IT pero si de un profesional informático que actúa como soporte interno a los usuarios y como interlocutor del proveedor externo de servicios. Es el tamaño de empresa ideal para utilizar un ERP, ya que sus características principales, facilidad de implantación, aprendizaje y uso, así como su flexibilidad, integración, mantenimiento, bajos costes de propiedad y rápido ROI, se ajustan en gran medida a los requerimientos de estas organizaciones.
Las Pequeñas Empresas. (hasta 10 usuarios informáticos). No disponen de Departamento de Informática y, en muchos casos, tampoco de un profesional de plantilla. Dependen de compañías de servicios locales que les proveen del mantenimiento y soporte del Sistema Informático. Al encontrarse en el umbral de rentabilidad de un ERP, suelen utilizar programación “a medida”, realizada por pequeños y cercanos proveedores locales. La dependencia de este tipo de proveedores comporta un riesgo empresarial superior al admisible en otras áreas. Los requerimientos de sencillez de implantación, aprendizaje, uso, mantenimiento y precio son propios de este tipo de empresas y coinciden con las características principales de los ERPs.
Cómo iniciar el proceso de selección de un ERP:
Generalmente la necesidad de un nuevo Sistema de Gestión Empresarial Integrado (ERP) surge por diversos motivos. Por imperativo de normas de obligado cumplimiento (adaptación al Euro, Nuevas Normas Internacionales Contables, Trazabilidad, etc.), por desaparición del proveedor del software (falta de soporte y de mantenimiento), por encarecimiento de los gastos del sistema o por necesidad de información, más allá de los datos, que ya no proporciona el viejo sistema. En algunos casos, también por mimetismo.
Cuando la empresa se encuentra en la fase de insatisfacción, se inicia el proceso de selección de un sistema sustitutorio. Y aquí comienza, a menudo, una historia que la empresa entera recordará durante años.
¿Cómo debe ser el Partner?
- Que entienda del negocio de usted.
- Que usted perciba que le entienden.
- Que aporte referencias y certificaciones.
- Que sea solvente y con futuro.
- Que pueda atenderle en el momento y lugar donde su empresa se encuentre.
- Que disponga de probadas Soluciones Sectoriales para el sector de actividad de su empresa.
- Que sea capaz de ofrecer servicio de soporte y mantenimiento global para toda la informática de su empresa.
¿Cómo seleccionar el software?
- Pregunte en cuantas empresas como la suya está funcionando. No haga experimentos.
- Pregunte el número de versión actual y las versiones / releases que anuncian cada año. Un software que no evoluciona queda obsoleto.
- Asegúrese de que la marca es garantía de futuro.
- El peor software es el software muerto.
- Valore la escalabilidad del ERP. Que pueda crecer al ritmo y hasta donde su empresa crezca.
- Que sea global. Multi-idioma, multi-empresa.
- Que esté desarrollado sobre tecnología estándar de mercado. No busque descubrir la rueda.
- Que la funcionalidad del ERP se adapta a los requerimientos de su empresa. Ahora y en el futuro.
- Que sea compatible con otros sistemas y otras herramientas informáticas. Estamos en un mundo interconectado e interrelacionado.
¿ Qué debe hacer usted?
- Procure adaptarse, en lo posible, al estándar. Es más barato de adquirir y mantener.
- No olvide que el ERP es una potente herramienta que, mal utilizada, puede producir efectos negativos.
- La correcta implantación es principal.
- Asuma su responsabilidad. Desconfíe de quien le prometa que se lo harán todo sin su participación.
- Involucre a sus mandos intermedios en el proceso de selección e implantación. La herramienta es para producir más, de forma más confortable.
- Valore lo que vale y para qué vale más allá de lo que cuesta. Una mala herramienta no se amortiza jamás.
- Una vez implantado, procure actualizar el software al ritmo de la tecnología. No vaya solo; ni en cabeza ni en cola.
Por Daniel M. Aisemberg
La elección de una solución de Enterprise Resource Planning es una decisión crucial para cualquier organización. En efecto, de la calidad del software dependerá, en gran medida, la eficiencia que podrá alcanzar la empresa en sus operaciones.
También es necesario considerar que, una vez tomada la decisión, la compañía quedará vinculada por muchos años a los servicios de soporte del proveedor.
Pero, ¿cómo decidir la contratación en un mercado que ofrece múltiples soluciones de ERP? ¿Cómo definir el proveedor que responde mejor a las necesidades de la organización?
Elegir la solución correcta puede ser una tarea titánica. No obstante, el siguiente proceso en cinco pasos puede ahorrar muchísimo tiempo y maximizar las probabilidades de elegir el sistema apropiado.
Primer paso: listar procesos y requerimientos críticos
Muchos proyectos de implementación de ERP fracasan porque, al comenzar las tareas, la organización no tenía claramente definidos sus procesos clave y los requerimientos para dar solución a cada uno de ellos.
Así, el primer paso de la selección radica en documentar detalladamente los requerimientos críticos que debería cumplir el ERP. Si la empresa no conoce sus necesidades, ¿cómo podrá determinar cuál es la solución más adecuada?
Segundo paso: construir una lista de posibles proveedores
En el mercado, distintos proveedores ofrecen diversas soluciones de ERP, cada una con sus propias funcionalidades, fortalezas y debilidades. En este marco, evaluar uno por uno puede ser una tarea de nunca acabar.
Pero, ¿cómo saber en qué proveedores focalizarse? ¿Cuáles son, en principio, los que más se ajustan a las necesidades de la compañía?
Existen algunas herramientas que, cruzando la información de un proyecto en términos de procesos, funcionalidades, tamaño de la empresa, inversión prevista y otros parámetros brinda un listado reducido con los proveedores que mejor se ajustan a las necesidades de la organización.
Ahora bien, en este punto, usted ya cuenta con un pequeño listado de potenciales proveedores. ¿Cómo obtener información para orientar el proceso de selección?
En primer lugar, es necesario pedir referencias. Una alternativa es acordar con el proveedor la visita a algún cliente con características similares a su empresa por el mercado en el actúan, por cantidad de empleados o por la problemática a resolver.
Gracias a estas referencias, usted sabrá qué esperar de cada proveedor.
Además del proveedor de software, es importante evaluar a la empresa implementadora. En general, las causas de insatisfacción radican más en el implementador que en el proveedor del ERP.
Tercer paso: analizar fortalezas y debilidades de cada propuesta
Las fortalezas y debilidades de las distintas ofertas pueden separarse en diferentes componentes de medición, y cada uno en distintos sub conceptos que brindan información clave para tomar la decisión:
1) Empresa proveedora del software
¿Cuál es la antigüedad del proveedor en el mercado?
¿Cuál es su grado de compromiso con sus clientes?
¿Cuántos clientes tiene el proveedor en la misma industria?
2) Empresa implementadora
¿Cuántas implementaciones ha realizado?
¿Cuál es su relación con el proveedor del software?
¿Cuántos clientes tiene en la misma industria?
3) Costo total del proyecto
¿Cuál es el costo del hardware para poner en marcha el software?
¿Cuánto cuesta la infraestructura de soporte al proyecto?
¿Cuál es el costo de las licencias?
¿Cuál es el costo interno de implementación? ¿Cuál es el costo externo?
¿Cuánto cuesta la capacitación necesaria para que los empleados utilicen el sistema?
¿Cuál es el costo del servicio de soporte?
Esta lista no es exhaustiva. Sólo brinda un ejemplo de los factores que deben considerarse.
Cuarto paso: determinar la mejor solución
La selección de un ERP no es un proyecto de tecnología, es decir, no es una decisión que corresponda únicamente al director de sistemas.
Para identificar la solución más adecuada, el equipo del proyecto de selección debe estar formado por representantes calificados de cada una de las áreas de negocio.
Incluso, para minimizar los riesgos de fracaso, cada integrante debería estar vinculado a algún tipo de medición relacionada con el proyecto. El líder del equipo, por su parte, también debería relacionarse a algún tipo de resultado.
Generalmente en la instancia final de selección se cuenta con una terna de posibles proveedores, ordenados de acuerdo a los criterios que previamente acordó el equipo del proyecto de selección.
La mejor opción debería ser el primero de la lista. El segundo es la opción alternativa en caso que no se llegue a un acuerdo con el primero.
Quinto paso: negociar y contratar
Antes de sentarse a negociar con el proveedor elegido, es bueno establecer una serie de metas deseadas.
Desafortunadamente, en muchas organizaciones, la única meta es obtener el precio más bajo posible. Así, las negociaciones se convierten en un tira y afloje donde se discute cada centavo del precio.
Si bien esta actitud pudiera parecer un ahorro en el corto plazo, tarde o temprano, la empresa acabará pagando por su excesivo énfasis en los costos. Concentrarse en la discusión del precio generalmente deriva una merma en la cantidad y/o calidad de los servicios.
Dado que la relación con el proveedor durará muchos años, lo mejor es contar con una estrategia de negociación que considere que ambas partes deben salir beneficiadas con el acuerdo.
En definitiva, seleccionar un ERP es una decisión crítica que afectará la competitividad futura de la organización. Una mala decisión puede ser tremendamente costosa. Si bien resulta imposible erradicar completamente la incertidumbre, este sencillo esquema de cinco pasos brinda un marco de análisis para seleccionar el sistema que responda mejor a las necesidades de la organización.
Daniel M. Aisemberg
Director de EVALUANDO ERP
http://www.monografias.com/trabajos29/beneficios-erp/beneficios-erp.shtml
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http://www.materiabiz.com/mbz/ityoperaciones/nota.vsp?nid=38882
